A recepção é o ponto em que o café muda de mãos, e, por isso, é onde a diferença de peso e de qualidade vira prejuízo silencioso. Um quilo a menos por saca não aparece no dia; aparece no fechamento do armazém, quando o saldo físico não bate com o sistema e ninguém sabe mais em qual carga a diferença começou.

Este guia percorre a recepção na ordem em que ela acontece, com o que vale controlar em cada etapa.

Antes da chegada: agenda e pré-romaneio

A recepção boa começa antes do caminhão. Com a carga agendada, o armazém sabe quanto café espera, de qual produtor e em que dia, e consegue dimensionar balança, equipe de amostragem e espaço.

O pré-romaneio registra o que o produtor declara enviar: quantidade de sacas ou volume, origem (fazenda e talhão), tipo de café (em coco, em pergaminho ou beneficiado) e, quando houver, o contrato ou a ordem de compra a que a carga se refere. Na chegada, a conferência é feita contra esse registro, e não contra a memória de quem atende.

Documentos e identificação

Nota fiscal do produtor ou nota de remessa para depósito, quando o café vai para armazém de terceiros.
Placa do veículo, motorista e transportadora.
Conferência da quantidade declarada na nota contra o pré-romaneio.

Divergência entre nota e carga deve ser registrada antes da descarga. Depois que o café vai para a moega ou para a pilha, a prova se perde.

Pesagem: bruto, tara e líquido

O peso líquido é a diferença entre o peso bruto (veículo carregado) e a tara (veículo vazio). Parece trivial, mas é aqui que surge a maior parte das divergências:

Pese a tara na saída, com o veículo efetivamente vazio, em vez de usar uma tara cadastrada. Combustível, lona e acessórios mudam o peso do caminhão de uma viagem para outra.
Registre o horário e o operador das duas pesagens. Se houver contestação, é isso que permite reconstituir a operação.
Mantenha a balança em dia. Balanças usadas em transações comerciais passam por verificação metrológica periódica do Inmetro, executada pelos Ipems. Guarde o certificado da última verificação.
Defina a tolerância de repesagem. Diferença acima do limite combinado entre o peso da nota e o peso apurado dispara uma repesagem, registrada como tal, e não como uma pesagem que substitui a anterior.

Amostragem

Toda análise vale o que vale a amostra. Uma amostra tirada só do topo da carga ou de poucas sacas representa essas sacas, e não o lote. Algumas boas práticas:

Retire porções de vários pontos da carga, ou de uma proporção definida das sacas, com o calador.
Homogeneíze e divida a amostra: uma parte para análise imediata, uma para o arquivo e, se o contrato pedir, uma para o comprador.
Identifique cada amostra com o código da carga ou do lote no momento da coleta, nunca depois.

Umidade, impurezas e defeitos

Três medições definem se o café pode ser armazenado como está e quanto ele realmente vale:

Umidade. Café acima da faixa segura para armazenagem tende a fermentar e a desenvolver fungos. Para o café beneficiado, a referência usual de armazenagem fica em torno de 11% a 12%, e o regulamento técnico de qualidade do café beneficiado (Instrução Normativa MAPA nº 8/2003) adota 12,5% como teor máximo. Café acima do limite volta para a secagem ou recebe o desconto previsto na tabela acordada com o produtor.
Impurezas e matérias estranhas. Paus, pedras, cascas e torrões são peso que não é café. O desconto precisa seguir uma regra escrita e conhecida pelo produtor antes da entrega.
Defeitos. Na Classificação Oficial Brasileira, o tipo do café (do 2 ao 8) é definido pela contagem de defeitos em uma amostra de 300 gramas. A peneira, o aspecto e a prova de xícara completam a classificação.

Desconto também é dado. Registre o peso antes e depois de cada desconto, com o motivo e a regra aplicada. Um desconto sem memória de cálculo é o tipo de lançamento que vira discussão no acerto com o produtor.

Aprovação, ressalva ou recusa

Com peso e análises em mãos, a carga recebe uma decisão: aprovada, aprovada com ressalva (por exemplo, encaminhada para nova secagem) ou recusada. A decisão precisa ficar registrada com o responsável e o motivo. Carga recusada também é informação: ela mostra quais produtores ou talhões precisam de atenção na próxima safra.

Formação do lote

Aprovada a carga, o café entra em um lote, novo ou existente. Esse é o momento em que a rastreabilidade se decide: o lote precisa nascer com a origem (produtor, fazenda, talhão e safra), o peso líquido apurado, as análises da recepção e a posição no armazém. Juntar cargas de qualidades diferentes no mesmo lote "para resolver depois" é a forma mais rápida de perder o valor de um café bom.

Checklist da recepção

Carga agendada e pré-romaneio registrado.
Nota fiscal conferida contra o pré-romaneio.
Peso bruto e tara pesados na balança, com horário e operador.
Amostra coletada, identificada e dividida.
Umidade, impurezas e defeitos medidos e registrados.
Descontos aplicados conforme regra escrita, com memória de cálculo.
Decisão registrada: aprovada, com ressalva ou recusada.
Lote formado com origem, peso líquido, análises e posição no armazém.

Como o Gescafé apoia a recepção

No Gescafé, a recepção segue esse fluxo por etapas: pesagem bruta, tara e peso líquido, repesagem registrada como evento próprio (sem apagar a pesagem anterior), aprovação com responsável e formação do lote já vinculado à origem. Quando o café vem de uma colheita registrada no sistema, a recepção já recebe talhão e safra da ordem de colheita, sem redigitação.

O que controlar na recepção e pesagem do café